توصیف اسناد متنی-کاغذی در سطح ردیف/زیرردیف
دوره 2، شماره 2، دی 1402، صفحه 45-59
https://doi.org/10.30481/psa.2024.422048.1045
غلامرضا عزیزی، حمید سلیم گندمی، آناهیتا نظری
چکیده در پژوهش حاضر کوشش شده است تا ضمن بررسی فهرستنویسی چندسطحی آرشیوی، روش و راهکارهای فهرستنویسی اسناد در سطح ردیف و زیرردیف بنا به قواعد و استانداردهای آرشیوی ارائه شود. در فهرستنویسی چندسطحی ممکن است توصیف در سطوح مختلف از قبیل توصیف در سطح سندگان (فوند)، توصیف در سطح ردیف (سری)، توصیف در سطح پرونده (فایل) و یا توصیف در سطح فقره (آیتم) وجود داشته باشد. برای نیل به این مقصود، استانداردهای آرشیوی (نظیر ایساد-جی: استاندارد عمومی توصیف آرشیوی، داکس: استاندارد محتوایی توصیف آرشیوی، مَد 3: دستنامه قواعد توصیف مواد آرشیوی، رَد: قواعد توصیف آرشیوی) شناسایی شد. آنگاه با مطالعه این استانداردها قواعد مشترک فهرستنویسی چندسطحی آنها استخراج شد. با عنایت به نزدیکِ شش دهه (جمعاً) تجارب نویسندگان در آرشیو ملی ایران، قواعد مشترک استخراجشده با مقتضیات بومی کشوری و نیز قواعد سازمانی همسانسازی گردید. سپس راهکارهای عملیاتیسازی آن قواعد در توصیف اسناد مختلف ارائه شد. در این راستا، کاربرگهای طراحی و همراه با راهنمای تکمیل آن به معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی تحویل داده شد که موردپذیرش و استفاده برای تنظیم و توصیف اسناد در آرشیو ملی ایران قرار گرفت. این پژوهش مشخص نمود، استفاده از روش توصیف چندسطحی ضمن تسهیل در شناسایی موجودی اسناد آرشیوی (بهویژه در مراکزی با حجم ورودی بالای اسناد) و سرعت در شناسایی و بازیابی آنها، برای توصیف پروندههای تشکیلشده در نظام اداری ایران در دوران گذشته و حتی پروندههای جاری موجود در آرشیو ملی، کارساز میباشد. از اینرو، در سایر مراکز آرشیوی-اسنادی قابل الگوبرداری و استفاده است.