توصیف اسناد متنی-کاغذی در سطح ردیف/زیرردیف

نوع مقاله : مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 بازنشسته - سازمان اسنادو کتابخانه ملی ایران

2 عضو هیئت علمی (بازنشسته) سازمان اسناد و کتابخانه ملی

3 دانشجوی دکترای مدیریت فرهنگی، پژوهشگر سازمان اسناد و کتابخانه ملی

چکیده
در پژوهش حاضر کوشش شده است تا ضمن بررسی فهرست‌نویسی چندسطحی آرشیوی، روش و راهکارهای فهرست‌نویسی اسناد در سطح ردیف و زیرردیف بنا به قواعد و استانداردهای آرشیوی ارائه شود. در فهرست‌نویسی چندسطحی ممکن است توصیف در سطوح مختلف از قبیل توصیف در سطح سندگان (فوند)، توصیف در سطح ردیف (سری)‌، توصیف در سطح پرونده (فایل) و یا توصیف در سطح فقره (آیتم) وجود داشته باشد. برای نیل به این مقصود، استانداردهای آرشیوی (نظیر ایساد-جی: استاندارد عمومی توصیف آرشیوی، داکس: استاندارد محتوایی توصیف آرشیوی، مَد 3: دستنامه قواعد توصیف مواد آرشیوی، رَد: قواعد توصیف آرشیوی) شناسایی شد. آنگاه با مطالعه این استانداردها قواعد مشترک فهرست‌نویسی چندسطحی آن‌ها استخراج شد. با عنایت به نزدیکِ شش دهه (جمعاً) تجارب نویسندگان در آرشیو ملی ایران، قواعد مشترک استخراج‌شده با مقتضیات بومی کشوری و نیز قواعد سازمانی همسان‌سازی گردید. سپس راهکارهای عملیاتی‌سازی آن قواعد در توصیف اسناد مختلف ارائه شد. در این راستا، کاربرگه‌ای طراحی و همراه با راهنمای تکمیل آن به معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی تحویل داده‌ شد که موردپذیرش و استفاده برای تنظیم و توصیف اسناد در آرشیو ملی ایران قرار گرفت. این پژوهش مشخص نمود، استفاده از روش توصیف چندسطحی ضمن تسهیل در شناسایی موجودی اسناد آرشیوی (به‌ویژه در مراکزی با حجم ورودی بالای اسناد) و سرعت در شناسایی و بازیابی آن‌ها، برای توصیف پرونده‌های تشکیل‌شده در نظام اداری ایران در دوران گذشته و حتی پرونده‌های جاری موجود در آرشیو ملی، کارساز می‌باشد. از این‌رو، در سایر مراکز آرشیوی-اسنادی قابل الگوبرداری و استفاده است.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله English

Describing Paper-Text Documents at the Level of Series and Sub-series

نویسندگان English

gholamreza azizi 1
hamid salim gandommi 2
Anahita Nazari 3
1 retired from NLAI
2 Academic board (retired); National Library and Records Organization of Islamic republic of Iran;
3 Cultural management and planning, PhD. Candidate; Researcher National Library and Records Organization of Islamic republic of Iran
چکیده English

This study aimed to explore the multilevel archive cataloging. Taking into account the archiving standards and principles, it also tried to present some methods and strategies for document cataloging at the level of series and sub-series. In this kind of cataloging, description may be done at various levels, including fonds, series, files, or items levels. For the purpose, such archival standards as General Informational Standard Archival Description (ISAD(G)), Describing Archives: A Content Standard (DACS), Manual of Archival Description (MAD), and Rules for Archival Description (RAD) were identified. At the next stage, the multilevel cataloging rules common among the standards were identified. Relying on the experiences the researchers at the National Archive of Iran Organization, the common rules were corresponded with the current status of Iran and its organizational rules. Then, some strategies for operationalizing the rules in describing various documents were introduced. Accordingly, some worksheets including the instructions were designed and presented to the Deputy for National Library and Archives of IR Iran. The organization was accepted the worksheets to be used for organizing and describing documents of the organization. This study showed that applying multilevel description methods makes the identification of the archival documents easier, especially in those centers with huge entry of documents. It also showed that the method can accelerate the speed of identifying and retrieving of documents. Moreover, multilevel method will help describing the files formed in the past in different organizations of Iran and even the existing documents of the National Library and Archive of Iran. So, the method can be used in other archive centers.

کلیدواژه‌ها English

Regulation
Text-Paper Documents
Hierarchical Levels
Describing Standards